Como fazer uma reunião telefónica eficaz enquanto se está no outro lado do mundo?

No nosso negócio de consultoria, temos de comunicar diariamente com os nossos clientes. É claro que usamos e-mail e mensagens instantâneas, mas também temos reuniões telefônicas regulares com um ou mais contatos.

Aqui estão algumas dicas para que tudo corra da melhor maneira possível.

1/ Para chegar a tempo

Como já deve ter notado, as reuniões raramente começam a tempo, mesmo quando todos estão trabalhando na mesma sala.

Há sempre uma batida de 5 / 10 minutos quando todos chegam e se instalam. Isto é ainda mais verdade quando você tem que se conectar a um Skype, conectar um microfone, …

Por isso, fazemos questão de ser hiper pontual, conectado e disponível na hora marcada.

Pode não ser suficiente iniciar a reunião a tempo, mas a culpa não será sua 🙂

O simples facto de ser sempre pontual é um verdadeiro sinal de seriedade e ajuda a tranquilizar o seu cliente que não vai pensar que está a pagar a um fornecedor que bebe cocktails na praia na Tailândia.

2/ Tenha uma boa ligação à Internet

Isto é absolutamente essencial para uma boa qualidade de áudio. Por experiência, é necessário ter uma velocidade de internet de pelo menos 1 MB/segundo na velocidade de downlink e 1 MB/segundo na velocidade de uplink.

A velocidade descendente raramente é um problema (caso contrário, você terá muita dificuldade para trabalhar)

O aumento da velocidade é mais um problema. Na Turquia e em Marrocos , onde estamos há quase 3 meses, a velocidade de carregamento é de cerca de 0.1 mb/segundo. Muito complicado para fazer reuniões telefônicas nestas condições.

Felizmente, as redes móveis (3G / 4G) são geralmente muito mais rápidas e permitem que você faça chamadas sem problemas. Por isso, mudamos da nossa ligação wifi para a nossa ligação móvel quando precisamos de fazer uma chamada.

O ideal é ter um plano B em caso de problema (uma ligação wifi e uma ligação móvel / duas ligações móveis, …).

Em qualquer caso, ter uma boa ligação à Internet é um problema seu, não do seu cliente. Você está por sua conta 🙂

3/ Ter bom equipamento

Não cometa o erro de se contentar com o microfone e alto-falante embutidos no seu laptop.

Não só a qualidade de áudio é fraca, como também pode gerar eco (o som da pessoa com quem você está falando vai passar de volta para o microfone do seu computador e gerar um loop).

Não há necessidade de pensar nisso, invista em equipamento de qualidade para o seu material de trabalho.

Eu prefiro fones de ouvido sem fio para mais liberdade de movimento. Os auscultadores Bose QuietComfort 35 têm uma qualidade de áudio incrível. Os Apple Airpods são muito pequenos e perfeitamente adequados a um estilo de vida nómada. Ambos os dispositivos não têm preço, mas o preço vai embora, a qualidade permanece.

Mantenha uma cópia de segurança dos auscultadores com fios padrão (como os auscultadores Apple Earpods) no caso do Bluetooth não estar a funcionar ou se se encontrar sem bateria.

4/ Dar prioridade à videoconferência

Você pode ter todas as ferramentas necessárias para trabalhar eficazmente à distância, mas nunca ver o seu cliente continua a ser um constrangimento.

Alguns estudos dizem que 55% da comunicação é não-verbal (expressão facial, linguagem corporal, …).

Hoje em dia, todos os computadores portáteis estão equipados com uma webcam. A utilização de uma solução de videoconferência irá reduzir este inconveniente. Também é bom ver a pessoa com quem você está falando e permitirá que você compartilhe sua tela se você precisar fazer uma apresentação.

A evitar no entanto quando se trabalha de pijama 🙂

5/ Propor a solução de software correcta

Infelizmente, muitas pessoas não estão acostumadas às chamadas em conferência e não possuem o equipamento de hardware e software apropriado.

No início da nossa atividade nômade, nenhuma chamada foi feita apropriadamente.

Apesar de estarmos 100% operacionais do nosso lado, havia sempre um problema do lado do cliente.

Entre o cliente que não tinha o Skype instalado, aquele que não conseguia encontrar o seu login e senha, aquele que não conseguia pôr o seu microfone a funcionar, … Horror em todas as reuniões!

O seu papel é propor a solução certa ao seu cliente para que ela funcione melhor.

Pela minha parte, aqui estão as soluções que eu recomendo:

A/ Se eu tiver apenas um interlocutor

De volta ao básico: eu ligo diretamente para o telefone dele usando meu número de telefone virtual francês. Custa-me três vezes mais nada e é completamente transparente para o meu cliente que não tem nada para instalar e não precisa de nenhum outro hardware além do seu telefone.

A solução ideal.

B. Se eu quiser fazer videoconferência..

O Skype funciona muito bem sob duas condições: o seu cliente instalou-o e lembra-se dos seus dados de login.

Eu prometo que você quer eliminar esta parte aleatória 🙂

A solução ideal para mim é o Appear.in It é gratuito (limitado a 4 interlocutores simultâneos na versão gratuita), não há nada para instalar (ele usa seu navegador no computador ou no celular) e seu cliente não precisa se registrar (você lhe dá um simples link de compartilhamento, sempre o mesmo).

NB: A solução chama-se agora Webyeby e eu falo sobre ela em detalhe neste artigo.

É simples e eficaz.

Se o seu cliente não tiver um fone de ouvido e não houver som, você pode até mesmo silenciar o som, manter a imagem e chamá-lo com o A/

Com o Appear.in, você também pode compartilhar sua tela (para isso, você precisa instalar um plugin no seu navegador, mas isso é feito com um clique).

C/ Se você tiver vários interlocutores em vários locais

Fica mais complicado 🙂

Skype ou Appear.in não são realmente opções, sempre haverá um chamador que não tenha o equipamento certo.

A Gotomeeting é uma excelente solução (por uma taxa). Um pouco sobre o mesmo princípio do Appear.in, você será capaz de compartilhar um link (com um código de acesso) para o aspecto visual sem nada para instalar.

Para o áudio, cada orador tem uma escolha: se estiver equipado, pode usar os seus próprios auscultadores. Caso contrário, podem ligar gratuitamente para um número de telefone (com um código de acesso) e assim utilizar o seu telefone como para uma chamada clássica.

Uma excelente solução.

EDIT: Hangouts Meet, na sua versão paga, oferece a mesma funcionalidade. É agora a solução que eu uso com mais frequência.

Conclusão

Estas dicas são relativamente básicas, mas se as seguir todas, será mais eficaz do que 90% dos seus concorrentes, sejam eles nómadas ou não.

Você ganhará profissionalismo aos olhos dos seus clientes, que vão gradualmente esquecer que você está a milhares de quilômetros de distância.